"Behapbaar Besturen" voor vrijwillige bestuurders 

De gezamenlijke Drentse vrijwilligerssteunpunten vinden elkaar al jaren in een provinciaal overleg. Deze overleggen zijn onverminderd inspirerend en zeer functioneel. Dit provinciale netwerk heeft dit webinar over behapbaar besturen samen georganiseerd. Maar liefst 139 inschrijvingen van vrijwilligers organisaties waren er voor dit webinar. Hier vind je een korte samenvatting van de avond, met onderaan de pagina een video van het webinar, om terug te bekijken.

HOE KOMEN WE AAN MEER BESTUURDERS?

Bestuurders van vrijwilligersorganisaties zijn betrokken en bevlogen mensen. Zij zetten hun kennis en kunde met hart en ziel in. Bestuurswerk vraagt inzet en vooral ook tijd. Het is dan ook niet verrassend dat het vaak lastig blijkt om nieuwe bestuursleden te vinden.
Hoe houd je bestuurswerk behapbaar en vooral ook leuk?!

Tip 1

Stapel geen functies. Wees niet bang dat er niemand komt, als je echt weg gaat, zal er iemand komen om je plaats in te vullen.

Tip 2

Denk goed na of je het bestuurswerk plaats- of tijd onafhankelijk kunt maken. Plaats onafhankelijk: maak het mogelijk om via Skype of Zoom mee te vergaderen Zo kunnen ook mensen bestuurslid worden die bijvoorbeeld niet op de vaste vergaderavond fysiek aanwezig kunnen zijn en voor mensen die ieder jaar wat langer op vakantie gaan. Tijd onafhankelijk: gebruik bijvoorbeeld WhatsApp. Verzamel ideeën bij alle leden via de app. Vergader via de app, zo kun je lezen en reageren op momenten die uitkomen. Zo hoef je niet vaak fysiek bij elkaar te komen.

Tip 3

Trek als bestuur niet alles naar je toe. Denk na over: welke beleidsonderdelen kun je uitbesteden? Werk met probleemgestuurde aanwezigheid: je bent als bestuurslid alleen aanwezig als jouw expertise nodig is.

Tip 4

Werk samen. Als je met probleemgestuurde aanwezigheid werkt, dan kan die expertise wellicht op meerdere plaatsen ingezet worden. Zo kun je een penningmeester wellicht verleiden om voor meerdere verenigingen actief te zijn.

Denk na over: Welke functies kunnen we als verenigingen met elkaar delen? Hoe kunnen we functies waar iedereen zich suf naar zoekt, bij elkaar brengen?

tip 5

Maak een netwerkgroep, die één keer per maand aanschuift aan bij een bestuursvergadering van een willekeurige vereniging. Wat ze daar brengen is kennis, maar vooral hun netwerk. Ieder bestuur werkt zich suf om zijn eigen vereniging boven water te houden, maar komt niet gemakkelijk aan een breed netwerk. Zo’n netwerkgroep kan daar goed aan bijdragen, waardoor je als bestuur tijd bespaart!

Tip 6

Ga passend besturen in plaats van ‘over de top’ besturen. Dus hoe doen we zo min mogelijk (passend bij doelstelling van de organisatie) in plaats van hoe doen we meer en 2 meer en meer en meer … en nog meer. Dan worden er regelmatig ook dingen gedaan die eigenlijk niet bij de doelstelling van de organisatie horen. En zo wordt het drukker en drukker voor bestuurders.

Tip 7

Verwijder de barrières die er zijn. Sommige organisaties/besturen zijn:

- Gatekeepers: Het is soms ingewikkeld om als nieuwe vrijwilliger bij een organisatie binnen te komen omdat deze vrijwilliger ‘niet goed genoeg is’ (bv uit ander dorp komt, niet alle ‘noodzakelijke’ kwaliteiten heeft, te jong of te oud is, te onervaren, etc …..)

- Sorteerhoed: Wij bepalen wat jij (= de vrijwilliger) gaat doen. Deze houding is voor (nieuwe) vrijwilligers niet aantrekkelijk om zich aan te melden. In overleg met de vrijwilliger over de werkzaamheden ontstaan regelmatig de mooiste dingen.

Kortom: wees je als organisatie/ bestuur bewust van je (vaak onbewuste) houding en gedrag. Vraag je als organisatie/ bestuur af: Hoe aantrekkelijk is onze organisatie/ ons bestuur voor nieuwe bestuurders en vrijwilligers? Voorbeeld: Wij zoeken verjonging van onze organisatie. Hiermee straal je als organisatie uit dat je alleen iemand kiest op basis van zijn/haar leeftijd … en niet vanwege kennis, enthousiasme, vernieuwende ideeën, ervaring op gebied van sociale media, etc.

Geef nieuwe vrijwilligers en bestuurders de kans om te leren en te groeien binnen een functie. Want: “In de schaduw van Superman groeit niemand”. 

Tip 8

Probeer te analyseren wat voor soort bestuur jullie zijn/hebben. Soms werkt een bestuur hard en doet enorm z’n best maar werkt het (nog) niet helemaal goed en optimaal. Wie weet herken je één of meer omschrijvingen van een type bestuur uit het boekje van Susan Scribner met als titel “Boards from Hell”. (Zie link onder aan verslag). Op deze site staan ook mogelijke oplossingen en acties voor een bepaald type bestuur. Gelukkig liggen de meeste voorbeelden ver weg van je eigen organisatie.

Tip 9

Probeer een taak uit het ‘bestuurswerk’ te verweven in een NLdoet klus. Bijvoorbeeld met een groep (jongeren) brainstormen over en ideeën aandragen voor een bestuur onderdeel. Bijvoorbeeld: maak met een groep een plan voor nieuwe inrichting van de accommodatie/ kantine. Welke onderwerpen zijn belangrijk voor vrijwilligersbeleid en hoe geven we dit vorm? Hoe en op welke vlakken gaan we samenwerken met andere organisaties? Delen van ….?

Tip 10

Gebruik creativiteit en anders denken. Hoe kunnen we besturen leuker en lichter maken? Door bijvoorbeeld een student de kans te geven om een professionele cv op te bouwen.... 

- een juridisch student benaderen om vrijwillig bestuurder te worden bij rechtswinkel

- nodig een student accountancy uit om als bestuurder/ vrijwilliger een bijdrage te leveren aan een festival (aanvragen fondsen, kas controle, etc).

En ook: iemand die na pensioen zijn kennis en ervaring in blijft zetten voor het goede doel. Stel je als bestuur flexibel op. Als iemand zich wil inzetten maar ook graag 3 maand met de camper door Europa wil reizen… zoek naar mogelijkheden door bv online te vergaderen, door tijd te bundelen. Niet 1 x per week 2 uur maar een bijvoorbeeld 1 x per maand een hele dag inzet plegen.